AI zamiast chaosu. Jak mikrofirma może odzyskać kontrolę nad finansami

W kończącym się roku składka ZUS wzrosła o ponad 10%, energia po odmrożeniu taryf jest droższa, a ceny usług, paliwa, materiałów i oprogramowania wyraźnie wzrosły w stosunku do poprzedniego roku. Od stycznia czekają przedsiębiorców kolejne podwyżki. Na te wydatki nie masz wpływu. Możesz natomiast uporządkować to, co dzieje się po Twojej stronie.

Największym problemem nie są koszty konieczne, tylko te, które „przeżyły okres próbny”: subskrypcje wykupione na jedno zadanie, aplikacje po darmowym okresie i narzędzia, które zaczęły pobierać opłaty automatycznie. Każde z nich kosztuje niewiele, ale w skali roku tworzą realny wydatek, który widać dopiero wtedy, gdy wszystkie kwoty trafią do jednego arkusza.

Według danych Zylo, w małych firmach nawet 40–50% licencji SaaS jest opłacanych, mimo że nie są aktywnie wykorzystywane.

Do tego dochodzi czas, który znika między mailami, fakturami i zadaniami „na już”. Porządkowanie finansów schodzi na koniec listy, więc koszty, które miały być tymczasowe, działają w tle miesiącami aż do momentu, w którym zostaną policzone.

AI, która porządkuje liczby

AI w arkuszach – Gemini w Google Sheets lub Copilot w Excelu – może działać jak prosty kontroler finansowy: analizuje dane z faktur, płatności i subskrypcji, a Ty zadajesz pytania w języku naturalnym. Nie trzeba znać formuł, żeby poprosić:

• „Pokaż subskrypcje z ostatniego roku posortowane od najdroższej.”
• „Które koszty wzrosły najbardziej między pierwszym a drugim półroczem?”
• „Policz sumę wydatków na SaaS w każdym kwartale 2024 roku.”

Warunek jest jeden: dane muszą być w jednym miejscu i nazwane konsekwentnie. Jeśli raz nazwiesz koszt „Canva”, a raz „CP”, AI potraktuje je jako dwa produkty. To zasada GIGO: bałagan w danych daje bałagan w analizie. AI nie zastępuje księgowości. Daje natomiast przejrzystą listę kosztów, które można ocenić, ograniczyć albo wyłączyć.

Chaos kosztuje także bezpieczeństwo

Finansowy nieporządek często idzie w parze z brakiem kontroli nad danymi. Wiele narzędzi wykorzystywanych „na próbę” nie posiada umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA). Bez takiej umowy nie ma podstawy prawnej, aby przekazywać im dane klientów również wtedy, gdy znajdują się na fakturach lub w korespondencji.

W płatnych wersjach Google Workspace i Microsoft 365 dane są objęte umową powierzenia i szyfrowane. W wielu darmowych narzędziach takie zabezpieczenia nie występują, a dostęp do usługi często rekompensowany jest wykorzystaniem danych użytkowników. Dlatego podczas korzystania z chatbotów i darmowych modeli AI warto pracować na przykładach, takich jak „Klient A” czy „Faktura 1000 zł”, zamiast wklejać rzeczywiste dokumenty. To nie ostrożność, lecz wymóg wynikający z RODO.

Dodatkowo warto sprawdzić, czy narzędzia wykorzystywane w firmie mają włączone uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA/MFA). To podstawowy sposób ograniczenia ryzyka nieuprawnionego dostępu.

Automatyzacja, która oddaje czas

Kiedy liczby są uporządkowane, kolejnym krokiem jest odzyskanie czasu. Na początek wystarczy jeden proces: archiwizacja faktur z maila.

Przykład?

W Make można ustawić scenariusz, w którym:

• Gmail wykrywa wiadomość zawierającą słowo „faktura” lub od konkretnego nadawcy,
• system przepuszcza tylko wiadomości z załącznikiem PDF,
• plik trafia do folderu Google Drive „Faktury 2025/[miesiąc]”,
• nazwa zawiera datę i nadawcę, np. „2025-01-10_firmaX.pdf”.

To nie zastępuje księgowej. Usuwa tylko etap szukania i zapisywania plików. Jeżeli zapisujesz około 20 faktur miesięcznie i każda zajmuje średnio 2 minuty, odzyskujesz około 8 godzin rocznie. Pierwsza automatyzacja bywa najtrudniejsza, ale kolejne buduje się już szybciej.

Asystent, który pilnuje Twoich decyzji

Gdy koszty są policzone, pozostaje pytanie: które narzędzia warto utrzymać i czy kupować kolejne. I tu pomaga asystent AI. Żeby miał sens, powinien działać nie tylko na liczbach, ale też w kontekście tego, czym faktycznie zajmuje się Twoja firma.

Wystarczy otworzyć nowy czat, żeby model nie korzystał z poprzednich rozmów, i nadać mu rolę:

„Jesteś doradcą finansowym dla mikrofirmy. Moje miesięczne koszty stałe to 5200 zł, przychody średnio 8000 zł. Oceniasz wyłącznie na podstawie tych liczb, zasady ostrożności oraz opisu mojej działalności w załączniku.”

Dzięki temu AI nie proponuje rozwiązań dla dużych firm ani narzędzi, które nie zwrócą się przy jednoosobowej działalności. Analizuje koszty w Twojej skali.

Dopiero wtedy warto pytać o konkrety takie jak: „czy narzędzie za 149 zł ma sens przy obecnych subskrypcjach 450 zł?”, „które funkcje Canva Pro zastąpię darmowymi rozwiązaniami?”, „mam Trello, Asana i Notion. Które się dublują i które mogę odłączyć?”

Jeżeli chcesz korzystać z tego regularnie, masz dwie możliwości:

1. Custom Instructions (dane w ustawieniach) – raz wpisujesz opis działalności i liczby w ustawieniach narzędzia. AI bierze je pod uwagę w każdym nowym czacie.
2. Custom GPT (osobny asystent) – tworzysz stałego doradcę finansowego z własnym plikiem zasad i budżetem. Nie miesza danych z innymi rozmowami i działa jak narzędzie „na stałe” w biznesie.
   Obie opcje opierają decyzje na Twoich danych. Pierwsza wystarcza przy okazjonalnym korzystaniu z AI. Druga sprawdza się, gdy ma wspierać firmę regularnie.

Wnioski, które zostają po zamknięciu arkusza

Technologia nie podejmie decyzji za właściciela firmy. Może jednak pokazać, gdzie uciekają pieniądze i czas, a to ułatwia wybór: zostawić, zmienić, wyłączyć. W mikrofirmie AI nie ma być kolejną subskrypcją do opłacania. Ma pomóc wyłączyć te, które nie mają sensu.

.